Responsable del tratamiento
AMPA Alisios Playa Honda, NIF G56369283, con domicilio en Calle Botavara, nº 79, 35509 San Bartolomé, Las Palmas. Número de inscripción: G1/S1/26541-23/L. Correo electrónico: ampaplayahonda@gmail.com. Teléfono: 689 049 528. El AMPA no tiene delegado de protección de datos designado. Las consultas y solicitudes sobre privacidad se atienden directamente en el correo indicado.
Datos y procedencia
Recogemos datos identificativos y de contacto de las familias; nombre, edad o curso del alumnado; inscripciones y asistencia; justificantes de pago; datos de personas autorizadas para recoger; información de alergias u otras necesidades de salud; y fotografías cuando exista autorización. Los datos proceden de las personas interesadas, de los representantes del alumnado y de la gestión de la relación con el AMPA. No deben enviarse informes médicos completos ni movimientos bancarios ajenos al pago que se acredita.
Consultas y relación con las familias
Usamos los datos necesarios para responder consultas y tramitar solicitudes previas a la inscripción, así como para gestionar la condición de socio, las cuotas y los servicios solicitados. La base es la relación asociativa o contractual y las medidas precontractuales solicitadas, conforme al artículo 6.1.b del RGPD. Para consultas generales ajenas a esa relación, la base es el consentimiento prestado al solicitar su atención, conforme al artículo 6.1.a. Las obligaciones fiscales o contables se atienden sobre la base del artículo 6.1.c.
Datos del alumnado y recogida
Los datos ordinarios del alumnado se utilizan para gestionar su participación solicitada por sus representantes. Cuando el menor sea parte del servicio mediante representación, se aplica el artículo 6.1.b del RGPD. Para los datos de recogida y la coordinación necesaria que no queden comprendidos en esa relación, la base es el interés legítimo en organizar una entrega segura y gestionar la actividad, artículo 6.1.f, limitado a los datos imprescindibles y ponderando especialmente los derechos del menor. Las familias deben informar a las personas autorizadas de que han facilitado sus datos y remitirles esta política; el AMPA facilitará también la información exigible en el primer contacto o, como máximo, en un mes, salvo excepción legal.
Salud y necesidades de atención
Solo se tratará la información de salud necesaria para atender de forma segura al alumnado, con consentimiento explícito de quien pueda prestarlo, conforme a los artículos 6.1.a y 9.2.a del RGPD. No se utilizará para publicidad. Si no se facilita o se retira el consentimiento, el AMPA valorará con la familia si es posible prestar el servicio con seguridad, sin imponer consecuencias ajenas a esa necesidad. En una emergencia podrán aplicarse las bases legales de protección de intereses vitales cuando concurran sus requisitos.
Imágenes y servicios externos
Fotografías y comunicaciones opcionales
La captación y publicación de imágenes identificables requiere autorización específica, libre y separada de la inscripción. Se distinguirá la web de las redes sociales y se explicará su finalidad informativa sobre las actividades. Negarse no impedirá asociarse ni participar. Se respetarán la representación legal y los derechos del menor conforme a su edad y madurez. El consentimiento puede retirarse por correo electrónico; el AMPA retirará los contenidos bajo su control y solicitará las retiradas procedentes, aunque no puede garantizar la eliminación de copias realizadas por terceros.
Se utiliza WhatsApp para comunicarse con las familias que elijan este canal. El correo electrónico permite recibir la información sin utilizar WhatsApp. La incorporación a grupos que muestren números de teléfono u otros datos a sus miembros requiere autorización previa y separada. No se enviarán datos de salud, justificantes bancarios ni documentación sensible por grupos. La elección de WhatsApp puede revocarse sin perder el acceso a la información del AMPA.
Acceso interno y destinatarios
Según la organización comunicada, la gestión y consulta interna corresponde únicamente a personas autorizadas del AMPA, con acceso limitado a sus funciones. No se prevé comunicar expedientes de las familias a monitores, empresas de actividades, gestorías o al colegio. Si cambia esta organización se informará antes de realizar nuevas comunicaciones y se establecerá su base jurídica. Podrán facilitarse datos a autoridades cuando exista obligación legal, o a servicios de emergencia cuando concurra una base legal adecuada. La publicación de imágenes autorizadas permite su acceso por el público del canal elegido.
Google y WhatsApp como proveedores
El AMPA utiliza Gmail y Google Forms gratuitos para correo y formularios. Google Ireland Limited presta servicios a usuarios del Espacio Económico Europeo conforme a sus condiciones. WhatsApp Ireland Limited presta el servicio de mensajería en esta región. Estos servicios pueden tratar datos de cuenta, uso y comunicaciones conforme a sus políticas. Su intervención tecnológica es distinta del acceso interno del AMPA; por ello no se afirma que ningún tercero trate datos.
Política de Google: https://policies.google.com/privacy?hl=es
Política de WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
Tratamiento internacional
Google y WhatsApp describen operaciones internacionales de tratamiento y mecanismos como decisiones de adecuación y cláusulas contractuales tipo, según el servicio y el destino. Sus políticas explican las garantías y vías para obtener información. La utilización de cuentas gratuitas no acredita por sí sola que el AMPA disponga de un contrato de encargado adecuado a todos sus tratamientos. La revisión de las condiciones aplicables a las cuentas, del alojamiento web y de sus transferencias se recoge en el anexo de aplicación. Puede solicitar al AMPA información sobre las garantías efectivamente aplicables por el correo indicado.
Conservación y derechos
Los siguientes plazos constituyen el criterio de conservación definido para su aplicación por el AMPA. El cierre del curso se fija, a estos efectos de archivo, en el 31 de agosto. La documentación no se conserva indefinidamente por el mero hecho de estar almacenada en correo o formularios.
Consultas e inscripciones
Consultas generales: 6 meses desde su resolución. Solicitudes sin plaza y listas de espera: hasta el cierre del curso y 3 meses más. Datos de gestión de socios y participantes: durante la relación y hasta 3 meses después de su finalización, salvo los justificantes mínimos que deban mantenerse para responsabilidades.
Pagos y pruebas de gestión
Se conservarán los justificantes mínimos de cuotas, pagos, autorizaciones y servicios durante 5 años desde el fin de la relación o desde que sea exigible la obligación correspondiente, según el documento. Cuando dejen de ser necesarios para gestión ordinaria se mantendrán bloqueados para responsabilidades. La documentación tributaria se conservará, en todo caso, durante el plazo legal aplicable, normalmente 4 años desde el inicio del cómputo tributario correspondiente. Las interrupciones de prescripción, procedimientos, subvenciones u otras obligaciones específicas pueden exigir ampliar el plazo de los documentos afectados.
Salud y personas autorizadas
Se actualizarán al inicio de cada curso y ante cualquier cambio. Los datos operativos se suprimirán dentro de los 30 días siguientes al fin de la participación o de la autorización. Si se produce una incidencia, solo se conservará, con acceso restringido y por el plazo legal pertinente, la información imprescindible para atenderla o defender reclamaciones; no se mantendrá por defecto todo el expediente de salud.
Imágenes y mensajería
Las imágenes autorizadas se mantendrán publicadas como máximo hasta 3 meses después del cierre del curso al que correspondan, salvo retirada previa del consentimiento. Para prolongar su publicación se solicitará una nueva autorización. Las tomas descartadas se eliminarán en 30 días desde la selección. La prueba mínima del consentimiento se conservará bloqueada durante 5 años desde el fin del uso. Los mensajes operativos de WhatsApp se eliminarán de los dispositivos gestionados por el AMPA hasta 3 meses después del cierre del curso, conservando aparte únicamente los justificantes necesarios conforme a los plazos anteriores.
Derechos
Puede solicitar acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad cuando proceda, escribiendo a ampaplayahonda@gmail.com o al domicilio del AMPA. Puede retirar cualquier consentimiento en todo momento, sin afectar a la licitud del tratamiento anterior. Solo se pedirá información adicional para comprobar la identidad cuando existan dudas razonables. La respuesta se dará normalmente en un mes; una ampliación legalmente justificada se comunicará dentro de ese mes. Puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos en
https://www.aepd.es/.
Datos necesarios y actualización
Cada formulario debe diferenciar datos necesarios y opcionales. La falta de datos imprescindibles puede impedir gestionar la petición; las fotografías y la elección de WhatsApp son opcionales. La asignación de plazas se gestiona por el AMPA; no se establece en esta política un sistema de decisiones exclusivamente automatizadas. Los cambios relevantes de tratamiento se comunicarán y, cuando corresponda, requerirán una nueva autorización.